詳細周密的策劃---會議成功的關鍵

來源：     作者：李文婷    2009-08-17

　　無論是什麼行業的企業或單位舉辦會議，不論籌劃此會議的籌劃者經驗是否豐富，單純站在舉辦方的立場與角度上看問題，都會面臨各種問題：

　　1、需要做些什麼？

　　會議有各種類型，不同的會議需要不同的環境，召開會議是要達到一定的目的和目標。因此第一個重要步驟是收集方方面面的信息，通過收集這些信息可以制定出旨在完成手頭眾多工作的計劃。

　　2、誰來籌劃會議？

　　從秘書到公司總裁，每個人多多少少都可能會參與會議的籌劃，只不過有人是專職從事這項工作，有的是兼任此職，此外還有其他職責。無論是專職還是兼職，最終結果，是使會議順利完成。他們的工作效率代表著主辦單位或公司的工作水平。

　　3、會議籌劃者的職責：

　　作為會議籌劃者，要負責去做各種各樣的工作。下列的各項工作能反映會議籌劃者這一角色的多面性。

　　1、 善于與人共事

　　2、 善于注意小節

　　3、 善于解決問題

　　4、 善于與人協商

　　5、 能夠管理會議財務事宜

　　6、 熟悉酒店運作

　　7、 能夠安排恰到好處的菜單

　　8、 能夠熟練操作電腦

　　9、 能夠熟練地與視聽服務公司打交道

　　10、能妥善接待貴賓和外國客人

　　11、熟知各種禮儀

　　12、行事果斷、執著

　　4、會議籌劃者的任務：

　　1、 制定計劃，確定必須要做的事項以滿足會議的需要并達到會議確定的目標

　　2、 制定會議議程

　　3、 了解可供使用的場所和設施情況

　　4、 選擇或提議合適的場所

　　5、 檢查并比較各項設施

　　6、 安排交通事宜

　　7、 協調會務工作人員的活動

　　8、 招收、培訓會務人員和廣告人員

　　9、 制定可行預算或按既定預算安排有關工作

　　10、確定各項工作的時間安排

　　11、視察選定的場所和設施

　　12、與各有關方面進行接洽（運輸公司、旅行社、視聽服務公司）

　　13、確定印刷公司

　　14、安排食品、飲料有關事宜

　　15、討價還價

　　16、同會議發言人和各位貴賓進行聯系

　　5、主要會議類型：

　　1、 銷售會議：一般是為了宣布開始銷售某種產品或銷售期限。例如季度銷售會議，或者是對前一個銷售期間進行總結和表彰。

　　2、 年會：可以是公司股東大會，也可能是行業協會每年一次的會員大會。

　　3、 產品發布會：是為了向專業群體和消費者介紹和推廣某一新產品。

　　4、 研討會：是為了提供信息和討論該信息而舉辦的會議。研討會一般讓與會者相互交流并有意見反饋。

　　5、 專業會議：是就某個領域的問題進行討論、咨詢和交流信息而召開的會議。一般包括主會和討論問題、解決問題的小組會議。

　　6、 獎勵會議：是為了員工分銷商或客戶的出色工作表現進行表彰獎勵。

　　7、 培訓會議：一般要用至少一天，多則幾周時間開展培訓活動的會議。這類培訓需要有特定的場所，培訓內容高度集中，由某個領域的專業培訓人員教授，而且通過培訓要實現某些目的和目標。

　　6、會議籌劃步驟：

　　1、 目的和目標：確定會議的目的和目標、制定會議議程是會議的重心所在。會議的目標和目的有以下一些：

　　2、 培訓 、 通知 、 教育 、 探討問題 、 做決策

　　3、 引入新事物或介紹新人員

　　4、 激勵、開發、展示、促進與改善、 解決問題

　　5、 討論如何贏利 # 贏利

　　7、在你籌劃一個會議時，你最好向上司、會議主辦人或會議主席描述一下會議的目的和要求達到的結果，如果你們的意見相符，你就可以做下一步的籌劃了：

　　1、 預計召開會議的日期；

　　2、 會議預計召開幾天；

　　3、 打算在什麼地方召開會議；

　　4、 會議形式或程序是什麼；

　　5、 需要多大的場地；

　　6、 以前開過這樣的會議嗎？結果如何；

　　7、 將有多少人到會；

　　8、 會議預算是多少；

　　9、 與會者對費用開支很在意嗎？

　　10、打算選用什麼級別的酒店和設施；

　　11、打算選用最高級的房間標準是什麼；

　　12、誰來制作會議邀請函；

　　13、會議需要向與會者打印相關資料嗎？

　　14、會議的發言人有哪些？

　　15、會議需要什麼樣的視聽設備；

　　16、需要食品、飲料的酒會、招待會有幾次；

　　17、與會者可以攜帶家屬嗎？

　　18、打算為與會者安排一些特別活動嗎？打算為與會者及其家屬安排一些特別活動嗎？是否打算為與會者的家屬安排一些特別活動嗎？

　　19、由誰來承擔這些活動的費用。